Marzo 2013 - The FoCuSeD™ Facilitator eNewsletter
Habilidades de Facilitacion y Auto-Organizacion de Equipos - Equipos Centrados | Gary Rush Facilitation
En Enero, yo facilite un grupo de profesionales de la salud – médicos, enfermeras, farmacéuticos, odontólogos, Técnicos Emergencias Médicas, etc. El objetivo del taller era identificar oportunidades y estrategias para apoyar equipos “interprofesionales” – equipos compuestos por múltiples profesiones trabajando juntos para el paciente. El taller me fue bien, y me puso a pensar de todas las oportunidades para múltiples profesiones/disciplinas trabajando juntos como un equipo y las funciones que las habilidades de facilitación juegan en hacer de los equipos un éxito.
Algunos Antecedentes
El concepto de múltiples profesiones trabajando juntos no es nuevo. Empresas, tales como “IDEO”, han estado empleando con éxito el concepto durante años. Se está extendiendo más allá de unos pocos para ser abrazado por numerosas profesiones e industrias. El concepto no es lo mismo que “Self-Directed Work Teams (SDWT)” porque estos equipos interprofesionales son convocados para un propósito específico – un paciente específico en el caso de la salud o un diseño específico en el caso de “IDEO”. “Self-Directed Work Teams” son establecidos por un período más largo y no se limitan a un solo proyecto. Hay similitudes porque ninguno tiene un “líder” y ambos requieren un modo diferente de trabajar que otros tipos de equipos. Voy a llamar a estos equipos "Focused Teams" – definidos como, un grupo de personas de múltiples profesiones y/o disciplinas, sin un “líder” obvio, quienes se forman, temporalmente, para un propósito específico. Estos Focused Teams requieren un nuevo conjunto de habilidades que rara vez se enseña en las profesiones individuales – Habilidades de Facilitación.
¿Por qué es este crecimiento?
El mayor impulso que yo he visto es el crecimiento fenomenal de la información y los conocimientos requeridos para hacer muchos trabajos. Veinte años atrás, una persona podría diseñar, construir, y entregar un juego de video. Hoy, se requiere un equipo de personas – músicos, artistas, escritores, programadores, etc., para que esto ocurra. Cincuenta años atrás, el médico del pueblo llevaba todo lo necesario para atender a un paciente en su bolsa de médico. Hoy, el médico lleva una computadora y requiere el conocimiento de muchas otras profesiones para atender a un paciente. Lo mismo es cierto en muchas otras profesiones e industrias – ninguna persona puede ser lo suficientemente experta (un “experto” se define como un “has-been drop of water”). Este aumento de conocimientos requeridos es debido a la creciente complejidad de nuestro mundo y requiere múltiples profesiones y disciplinas a trabajar juntos.
El Problema
El problema con esta creciente tendencia es que las varias profesiones y disciplinas son enseñadas todas las habilidades técnicas necesarias para realizar el trabajo; sin embargo, pocas si algunas son enseñadas las habilidades de facilitación requeridas para trabajar juntos. Y, estas profesiones aprenden en silos – rara vez practican trabajando en equipos interprofesionales o interdisciplinarios en las escuelas – aún tienen que trabajar en equipos interprofesionales e interdisciplinarios cuando salen de la escuela. Porque ellos no aprenden sobre equipos y a trabajar juntos en su educación, ellos no conocen de los conjuntos de habilidades y perspectivas de los otros – y vice-versa. Los modelos tradicionales no funcionan porque no hay una experiencia más importante que otra, por lo tanto roles de liderazgo tradicional no existen. Porque estos “equipos” sólo se forman por un corto tiempo, desde unos pocos minutos a unos pocos meses, sin ningún líder, “evolución de grupo” tradicional – “forming”, “storming”, “norming”, “performing” – ocurre de manera diferente.
¿Cómo Funciona?
A pesar de que la “evolución de grupo” ocurre de manera diferente, las claves características que definen a un equipo todavía se aplican. Para un grupo de personas ser un equipo, necesitan confianza, conflicto saludable, compromiso, rendición de cuentas, y un objetivo común. La necesidad de estas características no desaparece porque los equipos se forman por un corto tiempo, de hecho, estas características son más importantes. La dificultad es desarrollar estas características cuando ningún líder es responsable de evaluar y desarrollar las características en el grupo de personas. ¿Entonces cómo funciona? Las personas necesitan ser entrenadas – tanto en configuración individual como en interprofesional. Las personas necesitan habilidades de facilitación y un entendimiento de conceptos de Focused Teams.
- Enfoque diferente sobre Diversidad – El entendimiento sobre diversidad es fundamental – sobre todo entender que diversidad, en este caso, se refiere a diversas habilidades, profesiones, y perspectivas. Este enfoque diferente rara vez se discute en la enseñanza de diversidad, pero es fundamental para entender. Cada profesión trae un conjunto de habilidades y perspectivas muy diferente que las demás necesitan, pero no siempre realizan. Un ejemplo, he escuchado a un cirujano cardiaco explicar que una vez, cuando estaba en la sala de operaciones, el se dio cuenta de que su enfoque fue la mecánica del corazón – hacer que funcione correctamente. El paciente en la mesa fue casi secundario. Para la enfermera de la sala de operaciones, el foco estaba en el paciente en general. Este enfoque diferente trajo diferentes perspectivas y creó problemas de comunicación hasta que fue reconocido y tratado.
- Modo Diferente de trabajar – Estos Focused Teams no se forman accidentalmente. Ya que se forman a propósito, ellos necesitan seguir simples conceptos de gestión de proyectos – planificar el trabajo, ejecutar el trabajo, y luego reflexionar sobre lo que sucedió. Planificar el trabajo permite que el equipo funcione bien porque todos pueden entonces saber el propósito y los objetivos del equipo, los roles, y procesos que seguirán. Ejecutar el trabajo requiere habilidades de facilitación. Reflexionar sobre lo que sucedió es fundamental para captar lo que ellos aprendieron – tanto acerca de su trabajo y acerca de cómo trabajaron juntos como un equipo – de modo que continuamente mejoren su modo de trabajar.
- Nuevo Conjunto de Habilidades – Focused Teams necesitan habilidades de facilitación, tales como:
- “Active Listening” – Esto es fundamental para trabajar juntos porque la comunicación es importante en el desarrollo de la confianza, conflicto saludable y compromiso. Permite a los miembros del equipo a entenderse mutuamente y no hacer suposiciones inexactas.
- “Process Thinking” – Saber cómo estructurar una agenda básica es importante. Acción eficaz no ocurre cuando los procesos son desordenados o mal definidos. Un proceso claro de cómo funcionará un equipo elimina la confusión y la falta de comunicación y les da a ellos una mejor oportunidad de alcanzar con éxito sus objetivos.
- “Self-direction” – Esto es casi como “self-directed work teams” en que los individuos necesitan ser auto-motivados y auto-dirigidos puesto que no hay ningún “líder” para motivar y dirigirlos. Necesitan ser seguros de sí mismos suficientemente para ser capaces de auto-motivarse. Además, necesitan ser capaces de hacer esto sin la influencia del ego – necesitan verse entre sí como igualmente importantes – como colaboradores iguales.
- “Inter-professional Collaborative Practice” desarrollado por la “Inter-professional Education Collaborative” (partes interesadas de las profesiones de la salud):
- Valores/éticas – Un conjunto de valores fundamentales que todos en el equipo aceptan y siguen asegura que cada miembro está en un campo de juego común. Respeto mutuo, confianza, y honestidad ayuda a un equipo desarrollar confianza y participar en conflicto saludable.
- Roles/responsabilidades – Saber quién hace qué ayuda a evitar errores de comunicación y ayuda a evitar pisar sobre la responsabilidad de los demás. A menudo, sólo definir roles y responsabilidades es la forma más fácil de asegurar el éxito de un esfuerzo.
- Comunicación - “Active listening” y la comprensión de la perspectiva del otro aclara el camino para la comunicación precisa, lo que evita errores y discordia.
- “Teamwork” – Trabajando como un equipo y saber cómo trabajar como un equipo – escuchar, entendimiento de procesos, saber cómo corregir la disfunción – todos ayudan a prevenir la discordia en el equipo y les ayuda a desarrollar compromiso, rendición de cuentas y aspirar a un objetivo común.
Este es el Futuro
Nuestro mundo no se va a poner más simple, por lo que la necesidad de Focused Teams continuará creciendo. Estos nuevos tipos de equipos necesitan ser reconocidos y desarrollados. (Explorare este tema más en futuros boletines según desarrollan nuevas ideas.) Focused Teams requieren cambiar cómo entrenamos a las personas y requieren que entrenemos a las personas en habilidades de facilitación, así como en los conocimientos técnicos de su trabajo.
Lo que permite a los Focused Teams trabajar
Un Focused Team se forma rápidamente y permanece como un equipo durante un corto tiempo. Debido a esto, las habilidades de facilitación son fundamentales. Este tipo de equipo se forma en (entre muchos otros):
- Cuidado-de-la-salud – médicos, enfermeras, técnicos, etc., en colaboración tratan pacientes.
- Diseño de Producto – múltiples disciplinas colaboran para ideación de nuevos productos.
- Consulta – equipos de corto tiempo responden a las necesidades del cliente, solicitudes de propuesta, y asuntos del cliente.
- Corporaciones – equipos temporales tratan con un incidente, un problema, una crisis, etc.
- Emergencias – equipos de respuesta de emergencia ad hoc manejan la emergencia.
Lo que permite a los Focused Teams trabajar con eficacia requiere prácticas que son diferentes de la de un proceso de taller estándar – i.e., no hay tiempo para la preparación; no hay notas del Facilitador (“Annotated Agenda”); no hay ningún proceso formal a seguir; y cada miembro del equipo documenta resultados según sea necesario.
Lo que permite a los Focused Teams trabajar con eficacia
Establecer, al principio de la formación del Focused Team, cómo el equipo trabajará es esencial para asegurar que ellos sean consistentes en su trabajo para que nada se pase por alto y se tomen decisiones eficaces. Focused Teams requieren roles claros y responsabilidades, un propósito para existir, acuerdo sobre principios rectores, pasos del proceso definidos para permitirles trabajar con eficacia, y revisión después de la acción para la mejora continua - esto debe tomar no más de un par de minutos.
Asignar Roles. Poner claro los roles y responsabilidades para que todos conozcan su función. Decidir quien facilitará es fundamental. Los otros automáticamente se convierten en Miembros del Equipo. El Cliente generalmente no está involucrado aparte de recibir el beneficio de las acciones del equipo. Roles y responsabilidades son:
- Facilitador – este role facilita la discusión, manejo de conflicto, y facilita las diferencias que puedan surgir entre los miembros del equipo. Además, este role asegura que cada Miembro del Equipo anote los resultados según sea necesario.
- Miembro del Equipo – este role participa en la discusión aportando sus conocimientos e ideas.
- Cliente – este role define la razón de la existencia del equipo (el paciente, línea de producto, cliente consultoría, etc.).
Definir el propósito. Acordar en una declaración simple (no tiene que ser anotada) que define por qué el Focused Team se formó. Ejemplo – “Nosotros determinaremos el próximo curso de tratamiento para el paciente X”. Esto proporciona un objetivo común, cual ayuda a un equipo a formarse.
Acuerdo sobre Principios Rectores – Estos aseguran que el Focused Team exhiba un conjunto colaborativo de comportamientos. Definen cómo ellos se comportarán mientras trabajan juntos. Cada Focused Team puede establecer sus propios Principios Rectores, pero puesto que se forman rápidamente, aquí tienen un conjunto de Principios Rectores para tener en cuenta:
- Todos los Miembros del Equipo son iguales – mientras en el Focused Team, cada miembro del equipo es igual en la discusión y toma de decisiones. Respete todas las ideas – todas las ideas son necesarias y aunque no todas son las mejores para la situación, todas las ideas necesitan emerger para que el Focused Team encuentre una que trabaja para ellos. Sofocación de ideas reduce la oportunidad de encontrar una solución creativa o respuesta.
- Manténgase en role – los roles deben respetarse y no un miembro del equipo debe “tirar rango” al otro. Es un esfuerzo colaborativo.
Definir los pasos del proceso a seguir. Esto es esencial para asegurar que el Focused Team conozca cómo realizar su tarea. La manera más eficiente y eficaz de definir el proceso es preguntar:
- ¿Cuál es la pregunta principal que necesitamos contestar? Por lo general, tomamos el propósito del Focused Team y lo volvemos a escribir como una pregunta. Ejemplo – “¿Cuál es el próximo curso de tratamiento para paciente X?”
- ¿Cuáles son las sub-preguntas? Lista todas las preguntas que necesitan respuestas para permitir al Focused Team contestar la pregunta principal, arriba.
- ¿Cuál es la secuencia? Secuencia las sub-preguntas en el orden que necesitan ser contestadas (no siempre puede haber una secuencia).
- ¿Cómo podríamos agrupar las sub-preguntas? Algunas sub-preguntas podrían ser agrupadas como una actividad. Ejemplo – “¿Cuál es la presión arterial del paciente?” y “¿Cuál es la temperatura del paciente?”, pueden caer bajo, “¿Cuáles son los vitales del paciente?”
Siguiendo estos pasos le permitirá al Focused Team a lograr su objetivo común sin perder pasos fundamentales.
Revisión después de la Acción
Captura de lecciones aprendidas para ayudar a mejorar el rendimiento es manejada por una revisión corta después de que el Focused Team ha completado su tarea. Cada Focused Team debe tomar 5 minutos para rápidamente capturar:
- ¿Que funcionó?
- ¿Qué necesita mejorar?
- ¿Cómo incorporamos las lecciones aprendidas la próxima vez?
Haciendo esto, un Focused Team mejorará continuamente su desempeño con cada instancia que se forma. Estas lecciones aprendidas también deben ser compartidas con otros Focused Teams dentro de la organización.
Sumario
El nuevo conjunto de habilidades y las competencias comunes, junto con los roles definidos y responsabilidades, propósito definido, principios rectores, pasos del proceso definidos, y revisión después de la acción, le permiten a los Focused Teams a ser consistentes en su trabajo y tomar decisiones eficaces. Prácticamente todos necesitan habilidades de facilitación. Trabajando en colaboración, siguiendo estas directrices, aumenta la eficacia del Focused Team, aumenta la calidad de su trabajo, y mejora las relaciones entre los miembros del equipo. 
